Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 26-09-2026

BookAgent is een online facturatie- en administratieplatform voor ondernemers en accountants- en administratiekantoren. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, met welk doel, hoe lang wij ze bewaren en hoe u uw rechten uitoefent.

Welke gegevens wij verwerken

Accountgegevens: e-mailadres, naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer en inloggegevens (het wachtwoord wordt uitsluitend als hash opgeslagen).
Bedrijfs- en administratiegegevens: KvK-nummer, btw-nummer, adres, IBAN, logo en instellingen.
Relatiegegevens: gegevens van uw klanten en leveranciers, zoals naam, contactpersoon, adres, e-mailadres, btw- en KvK-nummer en IBAN.
Financiële gegevens: verkoop- en inkoopfacturen, offertes, producten, betalingen, grootboek- en btw-gegevens, en (als u koppelt) gegevens uit Exact Online zoals openstaande posten en bankmutaties.
Documenten: pdf-bestanden die u uploadt of die uit een gekoppelde digitale brievenbus worden opgehaald.
Technische gegevens: logbestanden van inlogpogingen en fouten, nodig voor beveiliging en storingsonderzoek.
Betaalgegevens abonnement: naam rekeninghouder, IBAN (versleuteld opgeslagen) en de gegeven SEPA-machtiging, voor de automatische incasso via Mollie.
Mailkoppeling (als u die activeert): wij lezen alleen metadata van berichten (afzender, onderwerp, datum). De inhoud en bijlagen halen wij pas op als een bericht aantoonbaar hoort bij een openstaande post of factuur.
Verbruiksgegevens: aantallen verwerkte documenten en het gebruik van AI- en KvK-diensten, nodig om de staffel en kosten te bepalen.

Waarvoor wij de gegevens gebruiken

Het leveren van de dienst: facturen maken, versturen, inboeken en rapporteren.
Het uitwisselen van gegevens met systemen die u zelf koppelt, zoals Exact Online.
Automatische herkenning van inkoopfacturen en het voorstellen van boekingen.
Beveiliging, misbruikpreventie en het oplossen van storingen.
Het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden, verkopen ze niet en gebruiken ze niet om AI- of taalmodellen te trainen. Verwerking door AI-diensten gebeurt uitsluitend om uw eigen opdracht uit te voeren (bijvoorbeeld het uitlezen van een factuur), waarna de invoer niet voor training wordt bewaard.

Grondslag

Wij verwerken gegevens op basis van de uitvoering van de overeenkomst met u, een wettelijke verplichting, of uw toestemming (die u altijd kunt intrekken). Voor de gegevens van uw klanten en leveranciers bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker.

Delen met derden

Wij delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren, en alleen voor zover u die koppeling zelf activeert. Het volledige overzicht met doel en uitgewisselde gegevens staat op de pagina Verwerkers en koppelingen. Met alle verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

Doorgifte buiten de EU

Wij slaan gegevens op in de EU. Enkele diensten (AI-herkenning en, als u die koppelt, Gmail of Microsoft 365) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt alleen op basis van de EU-standaardcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework.

Cookies

BookAgent gebruikt alleen functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn om in te loggen en uw instellingen te onthouden. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. Daarom vragen wij niet om cookietoestemming.

Bewaartermijnen

Administratieve en financiële gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Accountgegevens: zolang uw account actief is.
Na beëindiging van het account: verwijdering binnen 30 dagen, met uitzondering van gegevens die wij wettelijk langer moeten bewaren.
Technische logbestanden: maximaal 12 maanden.

Beveiliging

Verkeer verloopt uitsluitend via TLS/HTTPS, gegevens zijn versleuteld opgeslagen en toegang is per administratie afgeschermd met row level security. Koppelingsgegevens zoals Exact Online-tokens en inloggegevens worden aanvullend versleuteld (AES-GCM) opgeslagen. Zie de pagina Beveiliging voor de volledige maatregelen.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid, en u kunt gegeven toestemming altijd intrekken. Stuur uw verzoek naar info@bookagent.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. U kunt uw account en gegevens ook laten verwijderen via Instellingen → Privacy in de app. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

BookAgent is een product van BookAgent B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42184852.

E-mail: info@bookagent.nl. Vragen over deze verklaring beantwoorden wij graag via de contactpagina.